INF.047/ADM/ABRIL/16
INF.047/ADM/ABRIL/16 Brasília, 25 de abril de 2016.

INF.: PROPOSTAS DAS EMPRESAS PARA AUDITORIA INDEPENDENTE!

Prezados Condôminos (as),

No Informativo 044/ADM/16, de 05/04/2016, informamos sobre o processo de auditoria independente conforme reproduzimos abaixo:

“DA DECISÃO DE CONTRATAR AUDITORIA

Na condição de síndica do Condomínio, eleita para o biênio de 2015/2017, requeri ao Conselho Consultivo do Condomínio Estância Quintas da Alvorada providências no sentido de aprovar a contratação de Auditoria
Externa, visando, precipuamente, analisar todos os questionamentos realizados na AGO 01/2015.

Não podemos esquecer que esta administração tem o dever/obrigação de manter os condôminos confiantes e cientes de como as ações e atos estão sendo realizados no dia-a-dia do condomínio, e por outro lado, ter certeza de
que aqueles que depositaram sua confiança nos elegendo para o comando do condomínio, não podem ficar com dúvidas quanto a esses aspectos. Estamos perfeitamente aliados com essa postura e temos a convicção de que a Auditoria é o caminho para confirmarmos essa posição, validando, portanto, essa confiança!
Compreendo como já dito acima, que “pegar” algo num universo de aproximadamente 13 mil páginas (nº de páginas do balanço contábil do ano de 2015 do condomínio), para esclarecer um fato levado no calor e na emoção como foi feito, não daria a ser humano nenhum, capacidade para resposta, nem o direito efetivo ao contraditório.
Distanciados totalmente da norma convencional que prevê em seu Art. 106 § 3º – “A Administração deve esclarecer POR ESCRITO questionamentos sobre as despesas efetuadas em até 15 (quinze) dias após a solicitação formal do interessado”.

Com antecipação esta administração disponibilizou:
– no Edital de Convocação da AGO, a informação de que os balanços estavam disponíveis para consultas;
– Informativo nº 040/2016, com a prestação sintética das contas e o planejamento anual para o ano de 2016;
Portanto o ato legal é que, aqueles que tivessem dúvidas, deveriam ter encaminhado por escrito a administração e não exposto a Assembléia como “estandarte”, levando àquela assembléia a erros de julgamento. Qualquer ato dessa natureza dilacera a oportunidade de defesa sendo injusto, pois o contraditório e a ampla defesa é direito de todos!
A partir da decisão de reprovação das contas, reforçamos a decisão de fazer auditoria externa, agora com o sentimento de que uma posição desta natureza harmonizaria a minha posição individual e, levaria a todos o conforto de que as ações desta administração são lícitas!

Lembro aos Senhores condôminos que se atentem ao fato de que a auditoria NÃO é realizada na sede da administração, mas, seu procedimento é realizado como se no judiciário ocorresse, ou seja, a empresa contratada irá receber, via protocolo, todo o balancete e contratos celebrados no ano de 2015 para que em seu escritório realize os trabalhos contratados.
Caso fosse realizado no poder judiciário seria entregue na Secretaria da Vara todos os documentos acima elencados, para que a vara os fornecesse ao perito nomeado. Após a conclusão das análises e parecer, o perito devolve o material e encaminha seu parecer ao juízo para manifestação dos interessados.

No caso, como irá se dá de forma consensual e administrativa, o parecer final será submetido à síndica para o exercício da ampla defesa e contraditório. Posteriormente a análise das razões da síndica, a empresa irá entregar ao Conselho Consultivo, eleito para o biênio de 2015/2017, o Relatório, Parecer Final e Conclusivo, submetendo-o a análise e aprovação de Assembleia de Condôminos.

Conforme acima já explicado, todos os condôminos receberão, via mala direta, os nomes das empresas e poderão opinar pela não contratação de alguma delas, o que tornará o processo mais democrático e participativo possível.

Ressalto, por fim, que as regras a serem observadas pela auditoria estão prevista na legislação vigente, tais como as que teriam que ser observadas no poder judiciário.
Informo que requeri ao Sr. Presidente da AGO 01/2016, que “seja declarada nula as apurações de todos os itens da ata da AGO do dia 21.03.2016, por inobservância dos art. 56, 57 e 106, § da Convenção, nos mesmos moldes que foi feito em relação ao item 08, tendo em vista a nulidades formais, como a de ausência de oportunidade do exercício do contraditório e ampla defesa do Conselho de Administração, numa matéria de alta relevância e grave implicações, já apreciadas pelo Conselho Fiscal do Condomínio, e a inobservância dos artigos 56 e 57 da Convenção, além de todos os outros acima mencionados”!
Assim, segue, em anexo, as propostas das empresas que atenderam ao chamamento desta Administração, para que possam analisar e, se for o caso, refutar alguma delas, no PRAZO DE 05 DIAS, ou seja, ATÉ O DIA 02/05/2016. Após esse prazo, esta administração escolherá entre aquelas que não foram refutadas pelos condôminos!