INF. 99/ADM/AGO/16 – AÇÕES ADMINISTRATIVAS
Assunto: Ações Administrativas

Brasília, 02 de setembro 2016

Prezados Condôminos,

Conforme informado na última AGE realizada em 06 de agosto, a nova Administração comprometeu-se em mantê-los informados, na medida dos acontecimentos, sobre as ações que tomaremos para dar início aos processos necessários para garantir o progresso do Estância.

Há exatos 27 dias à frente da Administração, temos trabalhado, inclusive nos fins de semana, nesse primeiro momento de transição, para que possamos levantar todos os processos necessários a fim de permitir o delineamento de uma gestão excelente, profissional e sem vícios.

Assim, faremos um resumo dos acontecimentos, a partir da nossa primeira semana e continuaremos a informá-los periodicamente dos andamentos do nosso trabalho, de forma concisa e objetiva, como as propostas expressas pela equipe na ocasião da Assembleia.

ADMINISTRAÇÃO
Na segunda-feira após a AGE, foi feito o registro da ata em Cartório, o bloqueio das contas do Condomínio e a mudança das senhas nos bancos. Começamos, também, as negociações para a rescisão dos contratos das Assessorias Jurídicas e o levantamento dos contratos de serviços existentes, a fim de readequá-los às reais necessidades do condomínio.

Durante as primeiras semanas alguns serviços poderão sofrer adaptações em suas rotinas. O atendimento ao público na Administração está ocorrendo normalmente e lembramos que as demandas também poderão ser solicitadas pelo e-mail [email protected] ou [email protected]

Com o triste evento das derrubadas, algumas demandas e serviços ficam suspensos a partir da medida judicial que conquistamos para proteger o condomínio, a Liminar. Por isso, em caso de manutenção ou reparos, em casas já existentes, criamos um mecanismo para afastar qualquer suspeita de desobediência ou continuidade de obras.

Nesse caso, o condômino responsável pela unidade deve encaminhar seu pedido acompanhado de relato da necessidade ou problema que busca sanar, bem como fotos do local atingido. Todas essas demandas serão arquivadas e encaminhadas para o conhecimento dos nossos advogados, caso a caso. Com isso, cada morador estará resguardado, bem como todo o condomínio e a administração. Contudo, cada caso deve ser registrado, com antecedência, para uma resposta.

Pedimos a compreensão de todos nesse sentido para que possamos mapear a atual situação do condomínio nas áreas mais sensíveis e planejar os próximos passos de forma efetiva.

EQUIPE DE FUNCIONÁRIOS
Estamos procedendo ao levantamento da equipe e realizando os ajustes necessários com novas contratações e demissões pontuais de alguns funcionários, a fim de adequar o trabalho necessário capaz de trazer mais eficiência à gestão do condomínio. Nosso propósito é, também, a qualificação dos serviços oferecidos aos condôminos, no atendimento das demandas internas e externas.

Foi realizada uma primeira reunião com funcionários da Administração e com os funcionários de campo para que todos conhecessem a nova Direção e para determinar as nossas formas de atuação. Esse controle será feito periodicamente e de forma sistemática para manter os funcionários alinhados ao trabalho cotidiano do condomínio.

SEGURANÇA
Reiteramos, em função da operação de derrubadas que removeu as cercas ao longo do perímetro do condomínio, a Administração decidiu contratar um reforço de mais 6 profissionais de empresa, prestadora de serviço de segurança, para auxiliar na segurança até que seja possível recolocar essas cercas.

A contratação da empresa ECIS – Especialista em Combate a Incêndio e segurança Eireli foi feita de modo emergencial e excepcional, até que seja possível recolocar as cercas. O valor desta contratação é de R$ 3.550,00 por profissional, por mês, totalizando R$ 21.300,00. O contrato tem duração de 30 dias.

Estamos empenhados em solucionar as questões de segurança que impactam diretamente no dia a dia de nossa comunidade.

SISTEMAS DE CONTROLE E COBRANÇA
A partir de 1º de setembro a gestão do condomínio será feita pela empresa Âncora Gestão Condominial que ficará responsável pela emissão de boleto, nada consta, atualização cadastral, cadastro de usuário e senha de acesso. A empresa enviará os boletos aos condôminos de forma impressa e também via email para os endereços cadastrados. Vale ressaltar que os usuários e senha de emissão de 2ª via de boleto no site do condomínio permanecem os mesmos.

A empresa também efetuará a cobrança administrativa a partir de 30 dias de vencimento do boleto, com um acréscimo de 10% referente à taxa de cobrança.

A empresa foi contratada por R$ 3.690,00, incluindo os serviços contábeis, cobranças, assessoria administrativa, área trabalhista e previdenciária. É importante destacar que o custo da empresa anterior com serviços contábeis, trabalhistas, previdenciários e emissão de boleto era de R$ 3.400,00, mas não previa o serviço de cobrança e ainda demandava a mão-de-obra dos funcionários da Administração.

Assim, essa nova contratação tem como objetivo suprir o serviço de cobrança, reduzir a taxa de inadimplência e a realocação dos funcionários em áreas de maior necessidade desta Administração.

Informamos que o contato da empresa para a geração de senha de acesso (para quem ainda não tem), emissão de nada consta ou atualização cadastral é: www.ancoradf.com telefones (61) 3323-1918 e (61) 3435-5432.

Lembrando que, tanto o Financeiro como o Conselho Fiscal já trabalham no Edital de contratação da Auditoria Sistêmica que será realizada em breve.

ÁGUA
O nosso condomínio e principalmente a quadra 2 têm sofrido com o problema recorrente de falta de água, agravada pela forte seca que nos atinge e que propicia a diminuição da oferta desse recurso na região. Para evitar medidas paliativas pouco eficientes que geram mais custo e pouco resultado, estamos contando com o auxílio de uma equipe de moradores voluntários, dentre engenheiros e profissionais que entendem do assunto e estão debruçados sobre este problema. Além disso, existe a necessidade do mapeamento dos sistemas de instalação, abastecimento e distribuição da água. Por isso, estamos providenciando análises do solo e da qualidade da água para orientar os trabalhos dessa equipe esperamos obter em breve um cenário que favoreça a solução desses problemas.

COMISSÕES TEMÁTICAS
Estamos organizando a criação de três Comissões Temáticas para a discussão das soluções necessárias ao progresso do Estância. Essas comissões abrangerão três temas:

Comissão de Regularização: tem como objetivo apoiar no levantamento das informações técnicas sobre o processo de regularização do Condomínio.

Comissão de Revisão da Convenção: elaborar proposta de alteração de dispositivos da Convenção.

Comissão de Qualidade de Vida: essa comissãotem como objetivo atuar em ações de melhoria no dia-a-dia do Condomínio, como por exemplo, transporte interno, segurança, coleta de lixo.

Todas as comissões serão coordenadas pelos membros da atual Administração e os seus Conselhos e serão compostas por moradores voluntários que se identificam com o assunto e querem contribuir para o desenvolvimento do condomínio. O Condômino que quiser participar pode enviar email à Administração com seu nome, unidade e contato, basta colocar no campo “assunto” o nome da Comissão correspondente e enviar até o dia 09 de setembro. Para os e-mails: [email protected] ou [email protected]
Diante do exposto, estamos cientes dos desafios que nos aguardam, mas garantimos que estamos empenhados, focados e imbuídos em buscar as melhorias que almejamos.

Pedimos desculpas pelo informativo extenso, mas consideramos que todos nós temos o direito à informação precisa e transparente. Isso foi sempre o que nos moveu. E que agora, nosso trabalho seja o início de uma grande parceria em que possamos, juntos, transformar a cara do Estância!

Atenciosamente,

Administração/Comissão de Transição